Cost Control Hotel

Industri Jasa khususnya dibidang perhotelan dan culiner semakin berkembang.  Perkembangan tersebut  selalu diikuti tingginya tingkat persaingan antar industri. 

Suatu pertanyaan penting dalam operasional hotel, yaitu: Apa yang harus di kendalikan?’.  Sebagian besar biaya operasional hotel yaitu tenaga kerja, makanan dan minuman maka tiga biaya tersebut hal utama  yang harus di monitor oleh manajemen.  Manajemen harus mengupayakan agar ke tiga biaya tersebut tetap pada jalurnya atau standar yang telah ditetapkan.  Gabungan ke tiga biaya tersebut dapat kita jumpai dalam operasional Food Service atau Restautant.  Tanpa adanya suatu pengendalian pada biaya tersebut, akan menyebabkan   kehilangan daya saingnya.  Pengendalian biaya perlu dilakukan pada keseluruhan proses mulai dari purchasing, storing, preparation dan service.  Produk harus dibeli sesuai dengan spesifikasi dan harga yang paling optimal.  Produk yang disimpan dalam gudang dalam jumlah minimum untuk mencegah terjadinya kerusakan maupun pencurian.  Manajemen selalu mengamati proses produksi, meminta pendapat para tamu dan mengevaluasi hal-hal yang menyimpang dari standar. Manajemen harus memberikan umpan balik terhadap kinerja karyawan baik atau buruk   secara konsisten.  Karyawan memerlukan umpan balik agar mereka mengetahui apakah hasil kerja mereka sesuai dengan standar atau tidak, sehingga kesalahan tidak akan terjadi lagi.

Bisnis dalam industri perhotelan adalah fungsi dari tiga kegiatan utama yang merupakan hasil dari operasi suatu usaha yang sehat.Tiga aktivitas utama yang dapat mempertahankan bisnis perhotelan adalah:

 1. Memenuhi kebutuhan/keinginan konsumen

2. Keunggulan kompetitif

3. Pengendalian  biaya

Memenuhi kebutuhan pelanggan, biaya yang kompetitif dan pengendalian biaya sangat penting untuk mempertahankan usaha. Semua fungsi manajemen penting dari perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan berlaku untuk industri perhotelan, tetapi tidak ada yang lebih penting daripada fungsi pengendalian. Pengendalian biaya sangat penting untuk industri perhotelan karena banyak usaha hotel dalam usahanya hanya menghasilkan keuntungan yang relatif kecil.

Pengendalian  merupakan  upaya memelihara ketentuan- ketentuan yang telah ditetapkan  agar tidak terjadi penyimpangan dalam operasional. Pengendalian terhadap Produk makanan, bertujuan agar produk tersebut sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan manajemen baik dari segi rasa, kualitas dan kuantitas. Pengendalian atas produk kamar, bertujuan agar kamar yang disiapkan untuk tamu memenuhi standar yang telah ditetapkan oleh manajemen , baik dari segi kebersihan, maupun  kelengkapannya.  Supervisor (penyelia) dan para manajer merupakan  pejabat yang sangat berperan dalam pengedalian operasional setiap harinya.  Para manajer terlibat dalam kegiatan perencanaan, perintah dan koordinasi pada seluruh operasional.  Apabila, hal tersebut tidak dijalankan dalam operasional, maka operasional semua bagian/departemen tidak akan terkendali.  Semua berjalan dengan ukurannya masing- masing.  Manajer perlu melakukan pengawasan secara terus-menerus terhadap operasional hotel yang berfluktuasi dari waktu – ke waktu.  Pengawasan tidak dapat dilakukan hanya pada periode – periode tertentu saja.

Berikut mengenai siklus pengendalian operasional

Pengendalian pada prinsipnya dilaksanakan dalam 4 (empat) tahap sebagai berikut:

1.   Menetapkan Pengendalian atau Tujuan

Sebaiknya semua standar harus dituliskan sebagai pedoman.  Sebagai contoh: Manual Prosedur, Standar Recipe, Standar Cost, Standard Purchase Specification, Budget, dsb.

2.   Menginformasikan Kepada Karyawan 

      Karyawan harus memperoleh informasi mengenai standar yang telah ditetapkan manajemen.  Bahkan, jika perlu mereka harus memperoleh pelatihan agar setiap pelaksanaan tugas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

3.               Evaluasi Pelaksanaan

Evaluasi perlu dilakukan secara konsisten, jika tida maka karyawan akan berfikir bahwa standar yang telah ditetapkan tidaklah penting.  Manajer atau penyelia harus secara rutin melakukan evaluasi  pelaksanaan oleh karyawan.

4.   Tanggapan dan Tindakan Perbaikan

Dalam pelaksanaan, karyawan perlu memperoleh tanggapan dari hasil pekerjaannya, baik atau jelek.  Seringkali manajemen memberikan tanggapan , hanya jika terjadi kesalahan saja.  Sebaliknya jika, hasilnya sudah baik, maka tidak diberikan tanggapan sama sekali.  Manajemen perlu memberikan tanggapan terhadap hasil kerja karyawan apakah itu benar/ sesuai dengan standar atau salah, sehingga karyawan benar-benar memahami mengenai standar yang dimaksud manajemen. Setiap hasil kerja yang tidak sesuai dengan standar, langsung diberikan koreksi untuk perbaikan.  Hal tersebut merupakan proses komunikasi dua arah.

Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab cost controller di hotel

Tugas utama cost controller :

• Mengatur dan melaksanakan proses inventory setiap bulan.
• Menerapkan semua kebjakan dan prosedur Cost control kepada semua department dan memastikan semua penghitungan  inventory  beserta bukti atau document pendukungnya.

Tanggung jawab cost controller :

• Mengawasi keluar masuk semua barang,Storekeepers dan  Receiving.
• Bekerjasama dengan Purchasing dalam hal pembelian harga barang serta penerimaaan barang.
• Mengecek order pembelian ( PO) dan Market list 
• Membuat laporan daily Flash Cost
• Melaksanakan inventory atau penghitungan  semua barang setiap bulan serta membuat laporan bulanan ( Cost of product ) 

Standard Control atau Pengawasan :

• Mengawasi  penerimaan barang yang dilakukan oleh receiving dalam penghitungan quantity dan kualitas barang berdasarkan form order pembelian atau market list.
• Mengawasi dan memastiakn barang yang keluar dari store  harus di sertai dengan document Store Requestion yang lengkap ( Quantity Requestion item, Stock onhand,tanggal, nama, tanda tangan )
• Mengecek semua document pendukung untuk pembelian ( Purchase Order, Purchase Requestion, Market List, Cash Purchase dsb) untuk semua jenis pembelian.

Untuk itu Anda Belajar Cost Control dan harus mengetahui: 

Mengetahui apa itu Cost control Mengetahui Tugas dan Tanggung Jawab / Job Description Cost control Bagaimana Cara Belajar saving Cost Belajar menghitung Food & Beverage serta material Cost Belajar Menganalisa Cost Belajar Mengetahui Job description Posisi - Posisi  penunjang Cost control ( Storekeeper. Receiving, Purchasing ) Belajar Cara menghitung Minimum Stock Belajar Bagaimana melakukan F&B Inventory Bagian depatement lain yang berhubungan dengan keuangan

Di perusahaan-perusahaan berskala kecil dan menengah, seorang controller seringkali menjadi orang terpenting di bagian keuangan karena posisi CFO dan Treasurer biasanya tidak tersedia. Sehingga tugas dan tanggungjawab keuangan semuanya berada di pundak seorang Controller.